Internet of Spaces-IoS

Gebouwen worden meer efficiënt, effectief en inspirerend voor de gebruikers door big data te integreren in het managen van gebouwen. Het creëert de volgende stap: INTERNET of SPACES (IoS), a new holistic way to interact with our built environment. Door meerdere data met elkaar te vergelijken komen relaties naar boven die eerder verborgen waren. Het helpt om het huisvestingsproces efficiënt(er) en effectief(er) te laten verlopen.
Huisvestingsmanagement is in feite spatial alchemy. In potentie kun je er een inspirerend vuur mee ontsteken dat een wezenlijke bijdrage levert aan de organisatiedoelen van de gebruiker van de huisvesting en het welbevinden van de mensen werkzaam in het gebouw. Net als bij een lucifer is er wel eerst een wrijving/weerstand te overbruggen om deze potentie te ontsluiten. 

“INTERNET of SPACES (IoS), makes buildings and spaces more efficient, effective and inspiring. A new way to interact with our built environment”. (René P.M. Stevens)

 

Spatial alchemy

Uiteindelijk komt elke verandering voort uit een persoon. Iemand die zijn of haar intuïtie volgt en de moed heeft anders te zijnDe huisvestingsmanger als edelsmid is iemand die zijn visie combineert met zijn vaardigheden en talenten om het gewone en alledaagse te transformeren in iets bijzonders met een hogere toegevoegde waarde. Iemand die in plaats van het vinden van de dingen die verkeerd gaan, zoekt naar het verborgen potentieel en de mogelijkheden om dit potentieel om te zetten in de tastbare werkelijkheid.

Geometrie is een visuele representatie en structurele manifestatie van vibraties zoals geluid een hoorbare manifestatie van vibratie is. Door een gebouw ‘te stemmen’ ontstaat een muzieksymfonie in plaats van een kakofonie van geluid. Waardoor een gebouwde omgeving ontstaat waar mensen en organisaties zich kunnen ‘opladen’ om samen waarde te creëren. Een leefomgeving waar je als mens (en organisatie) energie van krijgt en die tevens energie neutraal is in gebruik. The building and its environment as a power plant. 

Inspiring places and buildings are power plants where people and organizations can charge themselves.

 

Inspirerende leefomgeving

In de epigenetica heeft men enkele interessante ontdekkingen gedaan. Epigenetica is een nieuwe discipline binnen het vakgebied biologie die zich bezighoudt met het ontrafelen van de mysteries van hoe onze omgeving invloed heeft op het gedrag van cellen zonder de genetische code te wijzigen. Doordat ons menselijk lichaam uit cellen bestaat wordt ook het gedrag van de mens beïnvloed door onze (inner en outer) omgeving.

Aangezien onze gebouwde omgeving een integraal onderdeel is van de outer environment krijgt het citaat van Winston Churchill “We shape our buildings; thereafter they shape us” een nieuwe en diepere betekenis. Perceptie (bewustzijn door middel van de 5 zintuigen) is de schakelaar die je lichaam en gedrag regelt. Of zoals epigenetic pionier Bruce Lipton PhD in zijn boek ‘The Biology of Belief’ zegt: “It’s the environment, stupid!”

Huisvestingsmanagement of Corporate Real Estate Management (CREM) is meer dan alleen het optimaliseren van de bezettingsgraad en de kosten van gebouwen. Heeft u wel eens uitgerekend hoe snel een ‘besparing’ weer volledig teniet wordt gedaan door slechts een gering productieverlies ontstaan door suboptimalisatie van de huisvestingskosten en hoelang dit contra-productief effect van korte termijn kostenreductie na ijlt?

Huisvestingsmanagement is in feite een alchemistisch proces om door middel van (big) data en gerichte aandacht inspirerende en leefbare omgevingen te creëren die effectief én efficiënt zijn in relatie tot de waarde die er gecreëerd wordt. Niet alleen fysieke leefbare omgevingen, maar ook in de manier waarop we als mensen met elkaar omgaan, samenwerken en invulling geven aan een duurzame ondernemingscultuur (sustainable corporate culture). Een gebouwde omgeving met eigemheid die uitnodigt tot hoge(re) kwaliteitsambities. 

 

Human Capital

CREM heeft de potentie om mensen door middel van huisvesting (de omgeving, het gebouw inclusief facilitaire diensten, middelen en werkafspraken) een transformerende ervaring te laten ondergaan. Mensen worden vitaler en energieker. De organisatie kan excelereren door meer als een community samen te werken in het creëren van waarde. Het vergroot de toekomstbestendigheid en wendbaarheid doordat men sneller kan reageren of anticiperen op veranderende omstandigheden. Wij noemen dat spatial alchemy. Je kunt het vergelijken met dat ongrijpbare maar doorslaggevende ogenblik in het alchemistische proces waarin het ene metaal in het andere verandert. Zie ook Buildings are Frozen Music and Shape Your Life

“The human capital is of greater value for an organisation than the capital invested in its accommodation. How to make the ‘inner environment’ at least equal strong and valuable as the ‘outer environment’? How to create spirited work environments and spiritually strong organisations and employees? How to facilitate corporate spiritualism, a way of expressing more humanity?”

 

Meervoudige waarde creatie

De kern van een organisatie is om als een samenwerkingsverband waarde te creëren, binnen een gegeven maatschappelijke context. Maar welke waarde is haalbaar en voor wie? Bij meervoudige waarde creatie gaat het erom tegelijkertijd te werken aan een samenhangende set van sociale, ecologische én economische waarden die naast geld kunnen bestaan uit zorg, onderwijs, energie en andere transactiemiddelen. Winst wordt zo meer dan geld alleen. Waarden die niet een bijproduct zijn of het gevolg van goede bedoelingen maar die bewust georganiseerd worden. Het creëren van waarde vanuit het Triple Bottom Line (TBL) principe van People, Planet, Profit.

Als het idee van de waardepropositie en voor wie we die waarde(n) creëren helder is, is er dan ook een passende en inspirerende huisvesting waarin of waarmee het gerealiseerd kan worden? Hoe blijven mensen intrinsiek gedreven om met hart en ziel niet enkel winst, maar ook waarde te creëren? Een benadering waarbij ecologisch en sociaal rendement een gelijkwaardige aandacht heeft als economisch rendement.

De gebouwde omgeving heeft een wezenlijke invloed op houding en gedrag van mensen, de meer zachte Human Resource aspecten. Huisvesting als aanjager en facilitator voor waarde creatie. Wat specerijen zijn in een gerecht dat zijn locatie en gebouw voor de waardecreatie van een organisatie. Een relatief kleine hoeveelheid specerijen kan een gerecht maken of breken. Huisvestingskosten vertegenwoordigen gemiddeld ‘slechts’ circa 8-12% van de jaarbegroting. Personeelskosten vertegenwoordigen gemiddeld circa 70-80% van de jaarbegroting. Huisvesting is een hefboom die de gezondheid, well-being en productiviteit van de grootste kostenpost in een organisatie, de medewerkers, beïnvloedt. Zie ook Locatie en gebouw, de kruiden voor waardecreatie.

“Make our built environment great places to live by supporting human health, well-being and performance.”

Om de gewenste waarde creatie met huisvesting daadwerkelijk te bereiken is, onder het adagium ‘meten is weten en gissen is missen’, het essentieel om de huisvestingsinterventies helder en meetbaar te beschrijven. Daarmee kan worden vastgesteld of de kwantitatieve en kwalitatieve doelen zijn gehaald en, indien van toepassing, of de gewenste gedragsverandering is opgetreden. Bovendien ontstaat inzicht in de eisen die de huidige wet en regelgeving stelt aan de fysieke werk-/leeromgeving en de mate waarin de in gebruik zijnde gebouwen hier aan voldoen. Waardecreatie omvat veel meer dan alleen de juiste prijs-prestatieverhouding.

De meetresultaten geven de huisvestingsverantwoordelijke munitie en een communicatiemiddel om momentum voor verandering te creëren. Communicatie met de betrokkenen over de gemeten resultaten en hun tevredenheid met de huisvesting is cruciaal om de gewenste verandering tot stand te brengen en te borgen. Het gaat tenslotte om het optimaal tot ontplooiing laten komen van het potentieel van de medewerkers en de gebruikers van leefbare (gebouwde) omgevingen.

Dit alles zal leiden tot een kwaliteitsimpuls voor de gehele organisatie dat zich (uiteindelijk) zal vertalen in de kwaliteit van het primaire proces en het (maatschappelijk) rendement binnen het gestelde duurzaamheidsbeleid en de maatschappelijke verantwoordelijkheid / Creating Shared Value (CSV). Voorop stellen van maatschappelijke waarde (People en Planet) in plaats van winstmaximalisatie (Profit) wordt voor organisaties die met nieuwe business modellen (NBM) werken steeds meer het uitgangspunt.

 

Meten van huisvestingsprestaties

REN-norm logo insideMet de Real Estate General Positioning Survey®(RE-GPS®) kan op een objectieve wijze de gewenste prestaties van huisvesting op het niveau van locatie, gebouw en werk-/leerplek worden beschreven. Vervolgens wordt per gebouw een zogenaamd aanbodprofiel opgesteld van de feitelijk aanwezige huisvestingsprestaties. Door deze twee profielen met elkaar te vergelijken is in één oogopslag duidelijk waar de afwijkingen tussen gewenste en feitelijke huisvestingssituatie zitten. Het maakt navigatie in een dynamische omgeving mogelijk. Op basis hiervan kunnen de quick wins worden geïdentificeerd en kan er zo nodig tot een interventie (koerscorrectie) worden besloten. RE-GPS® heeft de meetmethode REN (Real Estate Norm®) inside. 

 

Baten en kosten van huisvesting

Huisvesting kent zowel opbrengsten als kosten. Directe financiële opbrengsten uit huisvesting zijn er alleen in het geval van verkoop van vastgoed, medegebruik en/of bij (onder)verhuur van ruimte. Het spreekt voor zich dat inkomsten uit verkoop ‘slechts’ incidentele opbrengsten zijn. Net als je ‘tafel zilver’, kun je het maar eenmaal te gelde maken.

Indirecte bijdragen van huisvesting aan het waardecreatie proces van een organisatie, zoals toename van productiviteit medewerkers en van de leerprestaties van leerlingen, zijn niet direct op te maken uit de jaarrekening. Net zo min als dit het geval is met marketing uitgaven. Men zegt wel eens dat de helft van het marketingbudget weggegooid geld is, we weten alleen niet welke helft.

Aan de hand van een ‘DuPont-analyse’ kunnen met behulp van what-if-scenario’s wel de mogelijke effecten worden gesimuleerd binnen de context van de eigen strategische organisatiedoelen. Op deze manier kan de meerwaarde van de huisvestingsinterventie(s) in een integrale value case worden gekwantificeerd. Value engineering in plaats van slechts kostenreductie.

De strategische organisatiedoelen zijn per definitie uniek voor een organisatie. De Strategic Alignment Matrix® helpt bij het in kaart brengen van de eigen strategische doelen en de koppeling te maken naar de waardedrijvers waar huisvesting invloed op heeft. Vervolgens worden ingrepen in de huisvesting afgeleid die moeten bijdragen aan het leveren van toegevoegde waarde aan de organisatiedoelen.

Huisvesting beïnvloedt de vier strategische management aandachtsvelden: Financiën, Markt & Communicatie, Personeel & Organisatie en Primaire proces en heeft zo (ook) een indirect effect op de bedrijfsresultaten van een organisatie. Huisvesting draagt bij aan de economische doelen: Financiën – Primaire proces (Wat kan het gebouw?), en aan de sociale doelen, Personeel & Organisatie – Markt & Communicatie (Wat doet het gebouw met jou als mens?).

 

Huisvestingsscenario’s voor waardecreatie

Huisvesting als hefboomHet is verleidelijk om vooral aandacht te geven aan de gemakkelijk te meten directe (huisvesting)kostenverlagingen. Maar bedenk dat het reduceren van huisvestingskosten net is als afslanken. Met afslanken is op zich niets mis, omdat aan iedereen wel enkele onsjes of kilo’s teveel zitten. Echter afslanken gaat geleidelijk over in vermageren en slaat vervolgens door in anorexia. Pas als je voorbij het omslagpunt bent, zie je dat je te ver bent doorgeschoten.

Huisvesting heeft een direct effect op het welbevinden en de motivatie van leerlingen en medewerkers en dus hun leer- en werkprestaties. Medewerkers vormen in de meeste gevallen de grootste kostenpost (70-80%) op de totale begroting, het zijn zij die zorgen voor het beoogde (maatschappelijke) rendement.

De indirecte baten en indirecte kostenverlagingen door huisvesting zetten in veruit de meeste gevallen meer zoden aan de dijk dan de directe huisvestingskostenverlagingen. Zie de hefboomwerking van huisvesting op de personeelskosten.

 

Van business case naar value case

Door de quick wins met behulp van huisvestingsscenario’s door te rekenen kan de optimale balans tussen de vier management aandachtsvelden van waarde creatie worden bepaald. De DuPont-analyse kan hierbij worden gebruikt als simulatiemodel om de financiële effecten te verkennen.
20141112 Dupontschema vereenvoudigd

Een quickscan levert vaak al verrassende resultaten op. Resultaten die soms in een handomdraai de werk-/leeromgeving al kunnen doen verbeteren. Door enkel de huisvesting meer congruent te maken aan de bedrijfsstijl of het onderwijsconcept.

Zodoende kunnen aanpassingen aan de huisvesting, hoe klein soms ook, ontwikkeling en verandering positief in een team op gang helpen en/of ondersteunen. Je ziet de huisvestingsveranderingen, je merkt het, je voelt het, je ervaart het, zo concreet dat mensen in beweging komen. Een gebouw als strategisch middel om de strategische doelen te bereiken.

Bijkomend voordeel van deze aanpassingen of veranderingen in of aan het gebouw, is dat ze goed communiceren naar alle stakeholders. En wat te denken van andere positieve effecten. Welk effect zou een prettig congruent gebouw hebben op de leefbaarheid en de leer-/werkprestaties? Het ziekteverzuim? Heeft u die berekening weleens gemaakt? U zult verrast zijn over de invloeden die het heeft op de resultaten. Niet alleen op de leer-/werkprestaties, maar ook financieel.

Als Real Estate as Spatial Alchemy met uw gevoel resoneert, neemt u gerust contact met ons op (Enable Javascript to see the email address), wij maken voor u vrijblijvend een voorstel op maat, hoe u met huisvesting (meer)waarde kunt creëren.

-The Architect as Business Optimizer-