Strategic Alignment Matrix

Vaak heerst er bij het management een gevoel van geen grip te hebben op de huisvesting. Waar komt dit gevoel vandaan? Wordt er te weinig gemeten of worden de verkeerde zaken gemeten?
Betekent meer grip krijgen meer meten of gaat het vooral om de relevante zaken te achterhalen die bijdragen aan het toevoegen van waarde aan de organisatiedoelen? Waarom doen we iets? Waaraan moet het bijdragen? Wat willen we bereiken? Hoe kunnen we dat bereiken?

 

Integrale organisatiestrategie

Vragen over huisvesting kenmerken zich meestal door hun ad hoc karakter, terwijl ze feitelijk onderdeel uitmaken van de integrale organisatiestrategie. Visie en missie van een organisatie zijn vertaald in ambities, doelen en een strategie om deze te realiseren. Is huisvesting daarbij operationele hoofdpijn of een strategische kans? Huisvesting (CREM) en Facility management (FM) zijn niet los staand maar hebben sterke invloed op alle management aandachtsgebieden.

Door een huisvestingsvraagstuk te bekijken vanuit Finance, Operations, Sales & Marketing en Human Resources, is de samenhang met de organisatiedoelen beter zichtbaar en ontstaat een ‘Strategic Housing Roadmap’ om te kunnen navigeren. Hiermee krijgen zowel de economische als de sociale aspecten een plek binnen de context van hoe een organisatie in de maatschappij wil staan en herkend wil worden. Strategic Housing Roadmap is een planningstool net als voor Financiën en formatieplaatsen. Het bevat scenario’s voor de toekomst (Change, Improve, Transform, Create). 

 

Inzicht leidt tot waarde creatie

Vanaf 2003 is de AV-Strategic Alignment Matrix® (SAM) methodiek ontwikkeld tot wat het nu is. Het biedt de verbindende schakel tussen organisatiedoelen enerzijds en huisvesting prestaties anderzijds en vormt daarmee de bedrijfskundige onderlegger voor strategisch huisvesting en vastgoedmanagement. (Public en Corporate Real Estate Management – PREM/CREM). De SAM methode brengt inzicht en begrip in de grote hoeveelheid beleidsinformatie met afgeleid relevante succes indicatoren voor benodigde huisvestingsprestaties. Het is bovendien een middel om de dialoog over de onderlinge afstemming van huisvesting met de andere bedrijfsmiddelen Facility Management en ICT te voeren waardoor focus op de beoogde (geïntegreerde) waardecreatie ontstaat. Het draagt bij om implicaties van strategische keuzes scherper te formuleren en te communiceren met relevante stakeholders.

 

20160611-sam-puppetHuisvesting, blok aan het been of accelerator?

Het model is te gebruiken om een geïntegreerde huisvesting strategie te ontwikkelen die bijdraagt aan het behalen van organisatiedoelen. De AV-Strategic Alignment Matrix geeft handvatten om de relevante zaken te benoemen die waarde toevoegen aan de organisatiedoelstellingen, de zogenaamde waarde drijvers of succes bepalende factoren. Als deze bekend zijn kunnen de juiste graadmeters voor succes  worden ontwikkeld en SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) gemaakt. Ook kunt u keuzes maken voor doelgerichte ingrepen in uw huidige huisvesting. U kunt uw inspanningen evalueren waarmee u weer input krijgt voor uw strategie. Het maakt actiegerichte sturing en verantwoording mogelijk.

Het helpt verbanden te leggen tussen de harde en de zachte huisvestingsfactoren en het bedrijfsproces van waarde creatie. Het verbindt het hoofd met het hart. Een verantwoorde analyse van alle kosten en baten, zowel op het gebied van huisvesting, facilitair en ICT als vanuit het perspectief van een goed functionerende organisatie en het welzijn van de medewerkers is daardoor mogelijk (Value case).

 

Measure what matters

De Strategic Alignment Matrix bestaat uit twee verticale assen, een ‘harde’ as met economische doelen, Finance – Operations (Wat kan het gebouw?), en een ‘zachte’ as met sociale doelen, Sales & Marketing – Human Resources (Wat doet het gebouw met jou als mens?).  De twee assen staan als communicerende vaten met elkaar in verbinding. Het is zaak om voor de eigen organisatie de optimale balans tussen beide assen te vinden. Te veel nadruk op de ‘harde’ economische as gaat ten koste van de sociale aspecten op de ‘zachte’ as.  Circa 70-80% van de begroting bestaat uit personeelslasten. ‘Slechts’ circa 6-12 % zijn huisvestingskosten. Het zijn de medewerkers die voor de inkomsten zorgen.  Zie ook het artikel, ‘Het optimum uit de huisvesting halen of uit het potentieel van de medewerkers?‘.

De SAM-methodiek sorteert de geformuleerde strategie om de organisatiedoelen te behalen uit naar de vier strategische management aandachtsgebieden: Finance, Operations, Sales & Marketing en Human Resources. Vervolgens wordt per kwadrant gekeken hoe de werk-/zorg- of leeromgeving een bijdrage aan deze (sub)doelen levert. Het geheel (7S-1 Strategy) is meer dan de som der delen (7S-2 t/m 7S-6). De benodigde prestaties van het bedrijfsmiddel huisvesting (inclusief FM en ICT) worden daarmee expliciet gemaakt.

De benoemde huisvestingsprestaties in de vier huisvestingsvelden: Efficiëntie, Effectiviteit, Imagebuilding en Community-/Teambuilding, vormen de input voor een adequate huisvestingsstrategie, programma van eisen of benchmarkstudie. Het grote voordeel is dat daarbij duidelijk blijft aan welk bedrijfsvoering doel de huisvestingsingrepen moeten bijdragen. Dit geeft consistentie met de organisatiedoelen en onderlinge afstemming tussen de bedrijfsmiddelen Huisvesting, FM en ICT.

In de figuur zijn de aspecten uit het 7S-model en de Balanced Score Card (BSC) genoemd om waarde te creëren waaraan huisvesting een bijdrage kan leveren. Om het gewenste eindresultaat daadwerkelijk te bereiken is het essentieel om de huisvestingsdoelen helder en meetbaar te beschrijven. Daarmee kan worden vastgesteld of de kwantitatieve doelen zijn gehaald en of de gewenste gedragsverandering is opgetreden. Communicatie met de medewerkers over de gemeten resultaten is cruciaal. Het gaat tenslotte om het optimaal faciliteren van het potentieel van de medewerkers/studenten.

Het management van een organisatie is hiermee in staat om vanuit de integrale ondernemingsstrategie het huisvestingsproces te sturen en houdt mede daardoor de regie in handen. Dit is hard nodig omdat onder invloed van allerlei economische, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen organisaties, werkprocessen en dus ook huisvesting continu aan verandering onderhevig zijn. Zie ook de artikelen Strategisch huisvesten en Het Strategisch gebouw ontrafeld.

 

Be smart and make real estate strategy SMARTMake real estate strategy SMART

De AV-Strategic Alignment Matrix® is in feite een lens om naar de organisatiestrategie te kijken. Er wordt letterlijk ‘ingezoomd’ op huisvesting in al haar facetten, SAM maakt daarmee de verbinding van de harde en de zachte aspecten van bedrijfsvoering met de huisvesting (inclusief FM en ICT) zichtbaar en meetbaar.  Het gebruikt SMART prestatie indicatoren m.b.v. de REN-methodiek. Resultaatafspraken over de bedrijfsmiddelen mix (huisvesting, FM en ICT) kunnen nu direct gekoppeld worden aan een of meer van de organisatie ambities/doelen. Het geeft het kader en de context om een (huisvesting)project ‘evidence based’ te managen volgens GROTIK-methode: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit. Dit helpt bij het maken van keuzes voor doelgerichte ingrepen in de huidige huisvesting. Het maakt de gebruikers en beslissers meer bewust over de impact van de huisvesting op de organisatiestrategie. Strategisch huisvesten is daarmee binnen handbereik en draagt bij aan concurrentievoordeel. Om als organisatie bij de winnaars te behoren dient men zijn huisvestingsstrategie periodiek aan een 360° evaluatie te onderwerpen. Dit geeft strategische wendbaarheid door conitinue verbetering met behulp van de Deming cyclus van Plan-Do-Check-Act (PDCA). Succes van een organisatie wordt meestal niet bepaald door de sterkte van een strategie, maar door de mate waarin de strategie wordt uitgevoerd.

Bij de ontwikkeling van de Office Styles®, een indeling van kantoororganisaties op basis van bedrijfsstijl, managementstijl en cultuur (visie en waarden), vormde de AV-Strategic Alignment Matrix®, naast het Mentality Model® van Motivaction, een van de pijlers. Hoe werknemers en de organisatie waar zij werken zich onderling verhouden wordt duidelijk met behulp van het Prosperity Model®. Voor een toepassing van de Strategic Alignment Matrix zie ook Real Estate General Performance Survey (RE-GPS) met het webinar ‘Inspiring Workplaces die waardecreatie bevorderen’.

 

Voordelen SAM

  • Focus op beoogde (geïntegreerde) waardecreatie voor organisatie én mens.
  • Ambities overzichtelijk in kaart per management aandachtsveld en voorzien van prioritering.
  • Betrokkenheid stakeholders geborgd.
  • Samenhang tussen strategische ambities en inzet bedrijfsmiddelen huisvesting/FM/ICT.
  • Bevordert dialoog over onderlinge afstemming Huisvesting/Facility Management/ICT.
  • Status of prestaties worden behaald en/of bijstelling is vereist snel in beeld.
  • Sturing en verantwoording voor strategische wendbaarheid.

For an English explanation about the Strategic Alignment Matrix you can send an email request (Enable Javascript to see the email address).

-The Architect as Business Optimizer-