Real Estate Six Pack

Het doel van het ‘Six Pack’ dashboard is het monitoren van harde data (gebied, gebouw, geld) en zachte data (gebruikers), in zowel een terugblik als ook in een vooruitblik. Ook wel 4G monitoring genoemd (Gebruiker, Gebied, Gebouw, Geld). Het richt zich niet alleen op de makkelijk meetbare harde resultaten uit het verleden, maar communiceert over het volledige spectrum van de huisvestingscyclus, verleden, heden en toekomst.

Het dashboard is een weergave van de belangrijkste huisvestingsprestaties die een bijdrage aan de strategische beleidsdoelen kunnen leveren. Het is specifiek ontworpen om in één oogopslag te overzien wat er (op hoofdlijnen) gebeurt, om zo overzicht en inzicht te behouden. In een enkel beeld ondersteunt het de besluitvorming op basis van geconsolideerde en geordende objectieve data. Op strategisch niveau is in het algemeen globale stuurinformatie over trends voldoende. Op operationeel niveau is per definitie meer specifieke stuurinformatie gewenst. De uitwerking van het dashboard verschilt daardoor per besluitvormingsniveau.

 

Opbouw dashboard

Het monitoring proces via het ‘Six pack’ dashboard kent drie opeenvolgende stappen: allereerst het scannen van de big picture en vervolgens het inzoomen op belangrijke specificaties die aandacht behoeven om te begrijpen of een interventie nodig is. Als aanvullende informatie nodig is voor het nemen van een besluit tot interventie zijn er koppelingen naar ondersteunende detailinformatie.

Het dashboard is opgebouwd uit zes hoofdaspecten om de huisvesting prestatie indicatoren (HPI) en de facilitair prestatie indicatoren (FPI) te monitoren. De eerste drie: 1) Kwaliteit[1], 2) Tevredenheid en 3) Geld/Tijd geven een terugblik (Bestaat er frictie tussen beleid en actuele situatie?). De resterende drie: 4) DESTEP-analyse, 5) Corporate huisvestingsbeleid en 6) Huisvestingsvraag business units geven een vooruitblik (Is herijking van huisvestingsbeleid nodig?).

De eerste drie aspecten toetsen de huisvesting aan de objectieve beleidsdoelstellingen en de subjectieve ervaring van de gebruikers. Met de laatste drie aspecten is extrapolatie naar de toekomst c.q. het gewenste doel en scenario analyse mogelijk ten behoeve van beleid en begroting.

[1] Onder Kwaliteit wordt verstaan: geografische locatie, aantal m2 en functionele, esthetische en technische prestaties van de huisvesting.

DESTEP omgevingsrader

Onderdeel van een SWOT-analyse zijn de kansen (O) en bedreigingen (T) die een bestaand proces van buitenaf kunnen beïnvloeden. DESTEP is een analysemethode om relevante externe omgevingsontwikkelingen (trends) te verkennen en in kaart te brengen. De afkorting staat voor Demografisch, Economisch, Sociaal/Cultureel, Technologisch, Ecologisch en Politiek/Juridisch. Door het analyseren van deze factoren krijgt men een duidelijk beeld van de externe omgeving waarbinnen een organisatie opereert. Primair gaat deze omgevingsanalyse over de (inter)nationale ontwikkelingen (macro-omgeving).

Deze ontwikkelingen zijn niet te beïnvloeden en daarom voor een organisatieonderdeel een gegeven, maar zijn wel van invloed op het beleid en dienen daarom bekend te zijn om te kunnen anticiperen. Op regionaal/lokaal niveau kan er – voor een of meerdere factoren – sprake zijn van afwijkingen op deze landelijke trends (trend minder sterk of zelfs contrair).

 

Functioneringsgesprek werkomgeving

Het periodiek voeren van een ‘4G-functioneringsgesprek’ (Gebruiker, Gebied, Gebouw en Geld) over de werkomgeving waarbij een 3600 beoordeling plaatsvindt op zaken die bijdragen aan beleidsdoelen met hun prioritering, is essentiële input om in control te zijn met huisvesting. Naast het meten van de harde objectieve data (gebied, gebouw, geld) is de zachte data (gebruiker) over gebruikerstevredenheid eveneens relevant. Het maakt de gebruikers co-creators van hun werkomgeving en creëert draagvlak, eigenaarschap, betrokkenheid en trots.

Het periodiek meten van tevredenheid helpt bij het tijdig signaleren van een mismatch tussen huisvesting en het actuele bedrijfsproces (in control – zelflerende organisatie-continu verbetering) en bij de prioritering van huisvestingsingrepen vanuit de beleving van de gebruiker. Het geeft meer maatwerk en meer oog voor verschillen tussen organisatieonderdelen. Meten van harde en zachte data geeft feedback en een scherpere focus als aanvulling op onderbuikgevoel, ervaringen of observaties.

 

Functioneringsgesprek medewerkers

 

Tevredenheid van medewerkers met de werkomgeving, het samenspel van Gebouw, Facilitair en ICT, is de mate waarin de combinatie tegemoet komt aan hun wensen en behoeften. In hoeverre ondersteunt de fysieke (Bricks) en digitale (Bytes) werkomgeving hun werkzaamheden, welzijn en gezondheid? Het is echter ook nauw verbonden met de tevredenheid over de sociale (Behaviour) werkomgeving en het werk zelf.

Het periodieke HR-functioneringsgesprek besteedt wel aandacht aan het presteren van de medewerkers, maar niet of nauwelijks aan de omgeving waarin ze moeten presteren. Een uitvraag over de werkomgeving in combinatie met het periodieke HR-functioneringsgesprek biedt kansen voor het aantrekken, beter faciliteren en behouden van medewerkers.

-The Architect as Business Optimizer-
‘Squaring the circle by connecting the dots’