Real Estate GPS

Stel iemand stapt in een taxi. De taxi chauffeur vraagt waar gaat de reis naar toe? De passagier antwoordt breng mij NIET naar het vliegveld. Vreemd voorbeeld? Toch is dit vaak hoe er genavigeerd wordt met huisvesting. Het is lastig om een passende en inspirerende werkomgeving te creëren als er geen volledige duidelijkheid is of dat de instructies over wat er vereist is om bij te dragen aan het behalen van de organisatiedoelen niet congruent zijn. De functie CREM/FM dient daarom samen te werken met andere bedrijfsfuncties. Dat is de enige manier om ervoor te zorgen dat de juiste behoeften worden ondersteund.

Een Real Estate General Performance Survey (RE-GPS) systeem creëert duidelijkheid en helpt navigeren. Het geeft een CREM/FM en ICT afdeling handvatten om hun dienstverlening integraal en zichtbaar te laten bijdragen aan de organisatiedoelen. Als de organisatiedoelen meetbaar zijn gedefinieerd en vertaald in benodigde huisvestingsprestaties, beperkt dit risico’s en vergroot kansen. De werkomgeving is een katalysator voor het presteren van mensen en heeft daarmee een strategische impact. Belangrijk daarbij is een holistische visie, waarbij een regisseur ervoor zorgt dat bij huisvesting de verschillende onderdelen zodanig op elkaar worden afgestemd dat ze het belangrijkste kapitaal van een organisatie, de medewerker, optimaal faciliteren. Daarbij voert de regisseur vervolgens regelmatig ‘functioneringsgesprekken’ met het gebouw

 

Webinair Inspiring workplaces

In het SPRYG Real Estate Academy Webinar ‘Inspiring workplaces die waardecreatie bevorderen’ legt René Stevens de werking uit van het bedrijfskundige model Real Estate General Performance Survey® (RE-GPS), een methode om met huisvesting (meer)waarde te creëren. (Value Adding Management Model) Rendement verbetering door directe en indirecte kosten en baten respectievelijk te verlagen of te verhogen. De relatie tussen financiële en niet-financiële doelstellingen wordt expliciet gemaakt. Tevens wordt de samenhang behandeld van de belangrijkste modulen van RE-GPS, de Strategic Alignment Matrix, de Real Estate Dupont Analyse en de Real Estate Norm methodiek.

 

Huisvesting in sync met organisatiestrategie

Een Real Estate GPS systeem faciliteert periodieke navigatie op de ‘Strategic Housing Roadmap’. Het is een methodische manier van kijken naar toekomstige fricties in de kwantitatieve en kwalitatieve huisvestingssituatie.  Men kijkt naar de huidige huisvesting (nu), de toekomstige beschikbaarheid van huisvesting bij ongewijzigd beleid (straks) en de toekomstige huisvestingsbehoefte (gewenst). Een confrontatie tussen deze parameters levert inzicht in mogelijke (strategische) fricties en geeft richting aan de benodigde (preventieve) interventies om de fricties te voorkomen of verminderen. Huisvesting blijft zo in sync met de organisatiestrategie en actuele speerpunten.

Navigatie voor kostenbeheersing en als middel om waarde creatie te faciliteren. Het verschaft robuuste en begrijpbare meetdata ter onderbouwing van, business cases, budgetaanvragen en over de mate van “in control” zijn. Waardoor huisvesting (Vastgoed, Facilities en ICT), in elke fase van zijn levenscyclus, op een dynamische en pro-actieve wijze afgestemd blijft op de hartslag van organisatie en haar mensen (alignment). 

In een (snel) wijzigende (economische) omgeving is de organisatiestrategie frequent aan bijsturing onderhevig. Dat maakt vroegtijdig navigeren, in plaats van beheren en beheersen, van steeds groter belang om aansluiting te houden bij ontwikkelingen. De Strategic Housing Roadmap en RE-GPS helpen om de huisvestingsopgave integraal te benaderen en met elkaar in gesprek blijven om nieuwe inzichten met betrekking tot de opgave, bijvoorbeeld door veranderingen in het primaire proces, technologische mogelijkheden of externe ontwikkelingen, het hoofd te kunnen bieden en/of kansen te benutten. Kortom de transformatie van werkomgeving als ‘cost center’ naar ‘enabler’ voor waarde creatie.

 

Kwaliteitszorgsysteem – unlock potential

Het RE-GPS systeem is een cyclisch kwaliteitszorgsysteem waarmee de prestaties van de werk-/leer- of zorgomgeving kunnen worden afgestemd op de organisatiestrategie, continue bewaakt, geborgd en verbetert binnen de gegeven beleidskaders. De centrale vraag luidt: “Is de CREM/FM/ICT afdeling in control?” Deze vraag valt uiteen in vijf cyclisch te doorlopen deelvragen:

1. Wat is de strategie van de organisatie en de visie op de benodigde en gewenste prestaties van de werkomgeving?
2. Hoe wil de organisatie deze strategie realiseren?
3. Hoe meet de organisatie in hoeverre deze strategie wordt gerealiseerd?
4. Hoe werkt de organisatie aan verbetering?
5. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

De twee elementaire vragen voor kwaliteitszorg zijn:
1. Feitenanalyse – Doen we de juiste dingen? (Effectief/doeltreffend)
2. Potentiaalanalyse – Doen we die dingen ook op de juiste manier? (Efficiënt/doelmatig)

Een wezenlijke derde vraag voor kwaliteitszorg is:
3. Tevredenheidsanalyse -Zijn de gebruikers (medewerkers, studenten, patiënten, klanten) van de huisvesting tevreden over en worden ze gemotiveerd door de werk-/leer-/zorgomgeving? (Engagement) Hoe percipiëren zij de bijdrage van de omgeving aan hun productiviteit, studierendement en herstel/zorg?

Het succesvol kunnen toepassen van de RE-GPS vereist dat doelen zo concreet en objectief mogelijk worden verwoord en (verbeter)plannen zo worden opgesteld dat er geen twijfel is over de manier waarop het plan moet worden uitgevoerd. Vooraf wordt tevens aangegeven hoe de prestaties van de werk-/leer- of zorg omgeving worden geëvalueerd. Deze transparante wijze van werken voorkomt een ad hoc-aanpak, waarbij doelen en criteria voortdurend verschuiven en achteraf niet eenduidig kan worden vastgesteld of de beoogde resultaten zijn bereikt. Het maakt tevens periodieke herijking mogelijk waardoor de focus op de gestelde (actuele) doelen blijft in plaats van alleen rapporteren over het verleden. Het helpt eveneens bij een verkenning van de mate van toekomstbestendigheid.

 

Nieuwe inzichten door combinatie van data

RE-GPS biedt, door slimme dataverzameling op basis van GROTIK (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) een ‘functieprofiel’ voor een periodiek 360° ‘functioneringsgesprek’ op hoofdlijnen over de werk-/leer- of zorgomgeving. Door meerdere data met elkaar te vergelijken komen relaties naar boven die eerder verborgen waren. Waardoor besluitvorming niet meer op buikgevoel en vermoedens alleen gebaseerd hoeft te zijn. Er kunnen gesprekken gevoerd worden die misschien zonder deze feiten en data niet zouden plaatsvinden. Het kan vervolgens ook dienen voor de governance van de huisvestingsportfolio, overleg met interne gebruikers en externe leveranciers, als input voor een huisvestingsparagraaf in de jaarrekening, onderbouwing van de begroting voor het volgende jaar en als Human Capital instrument.

Het creëert doorzichten vanuit visie en strategie en koppelt deze aan inzichten (prestatiemetingen) uit een negen stappenplan om zo huisvesting congruent(er) te maken aan de organisatiestrategie. In het stappenplan is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus van Deming geïntegreerd voor continuous improvement. Het model is behulpzaam om tijdig organisatieontwikkelingen en vragen van interne klanten met consequenties voor de werkomgeving in kaart te brengen. Zoals Edwards Deming het formuleerde “Een prijs is nietszeggend zonder een adequate maatstaf voor kwaliteit“. De eenvoud maakt het ook toegankelijk voor niet facilitaire/huisvestingsdeskundigen.

 

Prestaties optimaliseren

Stel vooraf de juiste vragen zodat helder is wat er besloten wordt en wat de mogelijke (langjarige) consequenties ervan zijn. Huisvesting is in veel gevallen namelijk gestold beleid wat niet zo eenvoudig weer ‘vloeibaar’ te maken is. 

RE-GPS helpt bij het beantwoorden van vragen als:
1. Hoe stem je met stakeholders op een transparante en proactieve wijze capaciteit en specificaties van de werkomgeving af op de organisatiestrategie (pve/ontwerp/strategic housing roadmap)?
2. Hoe integreer je de bedrijfsmiddelen vastgoed, facilities en ICT tot een samenhangende werk-/leer- of zorgomgeving (cross-overs)?

3. Hoe hou je na de oplevering de huisvesting afgestemd op de dynamische strategie zodat het bijdraagt aan het primaire proces (periodieke 360° evaluatie)?
4. Hoe betrek je het managementteam en de gebruikers bij de afstemming en de toekomstbestendigheid van het geheel (pve/ontwerp en evaluaties)?
5. Waaruit bestaat een (periodieke) evaluatie van de gecreëerde werkomgeving om specificaties te verbeteren en te borgen?
6. Hoe verrijk je de input voor kwartaalrapportages, de jaarbegroting en het jaarverslag met kwalitatieve data, naast de kwantitatieve data?

 

Navigeren voor waardecreatie – Are you fit for purpose?

  • RE-GPS geeft sturing en wendbaarheid door periodiek de specifieke huisvesting mix van Vastgoed, Facilities en ICT integraal op hoofdlijnen in kaart te brengen binnen de context van de eigen strategische keuzes. (Strategic Housing Roadmap) Het werkt als een Management System Standard (MSS) dat periodiek de maat neemt qua ambitieniveau, inrichting van processen en resultaten.
  • Verbetert communicatie, betrokkenheid, besluitvorming en creëert momentum door het meten van objectief toetsbare vraagspecificaties en aanbodprestaties. (IST vs. SOLL situatie).
  • Snel inspelen op wijzigingen, niet alleen de grote maar vooral ook de mid-koers correcties van alle dag.
  • Maakt pro-actieve en dynamische afstemming van werkomgeving op organisatiedoelen mogelijk. (periodieke 360° evaluatie)
  • Geeft inzicht hoe voor organisatie én mens (mind, body & energy) waarde te creëren en te prioriteren, door optimalisatie van de werkomgeving. (Internet of Spaces-IoS)
  • Meet snel en ter zake een relevant vraag-, aanbod- en match-profiel met een beperkt (80-20 regel) aantal custom made meetstandaarden. (Agile)
  • Maakt een benchmark met de eigen unieke strategie en context mogelijk i.p.v. (alleen) met een marktgemiddelde. (effectiviteit én efficiency)
  • Toetst duurzaamheid, gezondheid en well-being aan de eigen unieke strategische uitgangspunten en normen i.p.v. (alleen) aan een markt certificaat.
  • Snel en eenvoudig inzicht hoe prestaties van de werk-/leeromgeving zich verhouden tot de strategische stip(pen) op de horizon.
  • Brengt rust en overzicht in het proces om huisvesting congruent te maken/houden met de organisatiestrategie.

Zie ook het interview artikel ‘Meerwaarde creëren met huisvesting: een holistische methode’ in F-Facts Magazine.

-The Architect as Business Optimizer-