Real Estate GPS

Om een passende en inspirerende huisvesting te kunnen creëren is er duidelijkheid nodig over het primaire proces en dienen de instructies, over wat er vereist is om bij te dragen aan het behalen van de organisatiedoelen, congruent te zijn. De adagia “If you can’t measure, you can’t manage” en “Measure what matters so we can achieve what matters” zijn ook voor huisvesting van toepassing. Als je maatwerk wilt leveren voor de dynamische huisvestingsbehoefte moet je eerst de maat nemen. Een Real Estate General Performance Survey® (Real Estate GPS) systeem creëert duidelijkheid en helpt navigeren. Het geeft een CREM/FM en ICT afdeling handvatten om hun dienstverlening integraal en zichtbaar te laten bijdragen aan de organisatiedoelen.

Als de organisatiedoelen objectief meetbaar zijn gedefinieerd en vertaald in benodigde huisvestingsprestaties, beperkt dit risico’s en vergroot kansen. Huisvesting is een katalysator voor het presteren van mensen en heeft daarmee een strategische impact. Belangrijk daarbij is een holistische visie, waarbij een regisseur ervoor zorgt dat de verschillende onderdelen van huisvesting zodanig op elkaar worden afgestemd dat ze het belangrijkste kapitaal van een organisatie, de medewerker, optimaal faciliteren. Daarbij voert de regisseur vervolgens regelmatig ‘functioneringsgesprekken’  (objectieve audits en subjectieve opinie surveys) over de huisvesting. 

 

Strategie boom

Aan de hand van een boom kan dit goed worden verduidelijkt. De mix van 5P doelen (Profit, People, Planet, Prosperity en Purpose) die een organisatie nastreeft, zijn gesymboliseerd met de vruchten die de boom moet dragen. Via de wortels haalt een boom zijn mineralen en voedingsstoffen uit het grondwater en via de sapstroom worden deze naar de takken en bladeren gebracht om samen met zonneschijn de vruchten te laten groeien. In deze metafoor vertegenwoordigen de wortels de secundaire processen ICT, Gebouwmanagement (CREM), FM-Diensten en FM-Middelen. De sapstroom vertegenwoordigd de medewerkers (Human Resources). Het gaat niet alleen om de integrale samenwerking van Gebouwmanagement, FM en ICT maar ook over de afstemming op de werkwijze van de medewerkers in het primaire proces. Zonder sapstroom komen de uitgebalanceerde voedingstoffen nog steeds niet op de plaats van bestemming en ontstaat in het beste geval een suboptimale leer-/werkomgeving. 

 

Webinair Inspiring workplaces

In het SPRYG Real Estate Academy Webinar ‘Inspiring workplaces die waardecreatie bevorderen’ legt René Stevens de werking uit van het bedrijfskundige model Real Estate GPS, een methode om met huisvesting (meer)waarde te creëren. Een Value Adding Management Model voor rendement verbetering door directe en indirecte kosten en baten respectievelijk te verlagen of te verhogen. De relatie tussen financiële en niet-financiële doelstellingen wordt expliciet gemaakt. Tevens wordt de samenhang behandeld van de belangrijkste modulen van RE-GPS: de Strategic Alignment Matrix, de Real Estate Dupont Analyse en de Real Estate Norm methodiek.

 

Huisvesting in sync met organisatiestrategie

Een Real Estate GPS-systeem faciliteert periodieke navigatie op de ‘Strategic Housing Roadmap’. Het is een methodische manier om vanuit het organisatiebeleid toekomstige fricties in de kwantitatieve en kwalitatieve huisvestingssituatie in kaart te brengen.  Men kijkt daarbij naar de huidige huisvesting (nu), de toekomstige beschikbaarheid van huisvesting bij ongewijzigd beleid (straks) en de toekomstige huisvestingsbehoefte (gewenst). Een confrontatie tussen deze parameters levert inzicht in mogelijke (strategische) fricties met betrekking tot streefniveau’s en geeft richting aan de benodigde (preventieve) interventies om de fricties te voorkomen of verminderen. Huisvesting blijft zo afgestemd op de organisatiestrategie en actuele speerpunten. 

Een Strategic Housing Roadmap ondersteunt navigatie tussen kostenbeheersing en waarde creatie. Het verschaft robuuste en begrijpbare meetdata ter onderbouwing van, business cases, budgetaanvragen en over de mate van “in control” zijn. Waardoor huisvesting (Vastgoed, Facilities en ICT), in elke fase van zijn levenscyclus, op een dynamische en pro-actieve wijze afgestemd blijft op de hartslag van de organisatie en haar mensen (alignment). Huisvesting als ‘pacemaker’ die de organisatie ondersteunt om in een normaal en gezond ritme te blijven pulseren.

In een (snel) wijzigende (economische) omgeving is de organisatiestrategie frequent aan bijsturing onderhevig. Dat maakt vroegtijdig navigeren, in plaats van beheren en beheersen, van steeds groter belang om aansluiting te houden bij ontwikkelingen. De Strategic Housing Roadmap en RE-GPS helpen om de huisvestingsopgave integraal te benaderen en met elkaar in gesprek te blijven om nieuwe inzichten met betrekking tot de opgave, bijvoorbeeld door veranderingen in het primaire proces, technologische mogelijkheden of externe ontwikkelingen, het hoofd te kunnen bieden en/of kansen te benutten. Kortom de transformatie van werkomgeving als ‘cost center’ naar ‘value enabler’.

 

Kwaliteitszorgsysteem – ontsluit potentiaal

Het Real Estate GPS systeem is een cyclisch kwaliteitszorgsysteem (op basis van ISO 41001) waarmee de prestaties van de werk-/leer- of zorgomgeving kunnen worden afgestemd op de organisatiestrategie, continue bewaakt, geborgd en verbetert binnen de gegeven beleidskaders. De centrale vraag hierbij luidt: “Is de CREM/FM/ICT afdeling in control?” Deze vraag valt uiteen in vijf cyclisch te doorlopen deelvragen:

  1. Wat is de strategie van de organisatie en de visie op de benodigde en gewenste prestaties van de huisvesting?
  2. Hoe wil de organisatie deze strategie realiseren?
  3. Hoe meet de organisatie in hoeverre deze strategie wordt gerealiseerd?
  4. Hoe werkt de organisatie aan verbetering?
  5. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

De twee elementaire analyses (objectieve audits) voor kwaliteitszorg zijn:
a) Feitenanalyse – Doen we de juiste dingen? (Effectief/doeltreffend) en zijn we ‘in control’.
b) Potentiaalanalyse – Doen we die dingen ook op de juiste manier? (Efficiënt/doelmatig)

Een wezenlijke derde analyse is:
c) Tevredenheidsanalyse (subjectieve opinie survey) Zijn de gebruikers (medewerkers, studenten, patiënten, klanten) van de huisvesting tevreden over en worden ze gemotiveerd door de werk-/leer-/zorgomgeving? (Engagement) Hoe percipiëren zij de bijdrage van de omgeving aan hun productiviteit, studierendement en herstel/zorg?

Het succesvol kunnen toepassen van de Real Estate GPS vereist dat doelen zo concreet en objectief mogelijk worden verwoord, van een prioriteit worden voorzien en (verbeter)plannen zo worden opgesteld dat er geen twijfel is over de manier waarop het plan moet worden uitgevoerd. Vooraf wordt tevens aangegeven hoe de prestaties van de werk-/leer- of zorg omgeving worden geëvalueerd. Deze transparante wijze van werken voorkomt een ad hoc-aanpak, waarbij doelen en criteria voortdurend verschuiven en achteraf niet eenduidig kan worden vastgesteld of de beoogde resultaten zijn bereikt. Het maakt ook periodieke herijking mogelijk waardoor de focus op de gestelde (actuele) doelen blijft in plaats van alleen rapporteren over het verleden. Het helpt eveneens bij een verkenning van de mate van toekomstbestendigheid.

 

Nieuwe inzichten door combinatie van data

Real Estate GPS biedt, door slimme systematische dataverzameling op basis van GROTIK (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) een ‘functieprofiel’ op hoofdlijnen voor een periodiek 360° ‘4G-functioneringsgesprek’ (Gebruiker, Gebied, Gebouw, Geld) over de werk-/leer- of zorgomgeving. Door meerdere datasets met elkaar te vergelijken komen relaties naar boven die eerder verborgen waren. Waardoor besluitvorming niet meer op buikgevoel en vermoedens alleen gebaseerd hoeft te zijn. Er kunnen gesprekken gevoerd worden die misschien zonder deze feiten en data niet zouden plaatsvinden. Het kan vervolgens ook dienen voor de governance van de huisvestingsportfolio, overleg met interne gebruikers en externe leveranciers, als input voor een huisvestingsparagraaf in de jaarrekening, onderbouwing van de jaarbegroting en als Human Capital instrument. 

Don’t measure to prove; measure to improve.

Het creëert doorzichten vanuit visie en strategie en koppelt deze aan inzichten (prestatiemetingen) uit een negen stappenplan, om zo huisvesting congruent(er) te maken aan de organisatiestrategie. In het stappenplan is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus van Deming geïntegreerd voor voortdurende verbetering van processen gebaseerd op objectieve metingen. Het model is behulpzaam om tijdig organisatieontwikkelingen en vragen van interne klanten met consequenties voor de werkomgeving in kaart te brengen. Zoals Edwards Deming het formuleerde “Een prijs is nietszeggend zonder een adequate maatstaf voor kwaliteit“. De eenvoud maakt het ook toegankelijk voor niet facilitaire-/huisvestingsdeskundigen.

 

Prestaties optimaliseren

Stel vooraf de juiste vragen zodat helder is wat er besloten wordt en wat de mogelijke (langjarige) consequenties ervan zijn. Huisvesting is in veel gevallen namelijk gestold beleid met een levensduur van minstens 40 jaar wat niet zo eenvoudig weer ‘vloeibaar’ te maken is. 

Real Estate GPS helpt bij het beantwoorden van vragen als:

  1. Hoe stem je met stakeholders, op een transparante en proactieve wijze, capaciteit en specificaties van de huisvesting af op de organisatiestrategie (pve/ontwerp/strategic housing roadmap)?
  2. Hoe integreer je de bedrijfsmiddelen vastgoed, facilities en ICT tot een samenhangende werk-/leer- of zorgomgeving (cross functional integration-het geheel is meer dan de som der delen)?
  3. Hoe hou je na de oplevering de huisvesting afgestemd op de dynamische strategie zodat het adequaat blijft voor het primaire proces (periodieke 360° evaluatie)?
  4. Hoe betrek je het managementteam en de gebruikers bij de afstemming en de toekomstbestendigheid van het geheel (pve/ontwerp en evaluaties)?
  5. Waaruit bestaat een (periodieke) evaluatie van de gecreëerde huisvesting om specificaties te verbeteren en te borgen?
  6. Hoe stem je het beheersen van huisvestingsrisico’s af op de benadering van de organisatie aangaande risicobeheersing?
  7. Hoe verrijk je de input voor kwartaalrapportages, de jaarbegroting en het jaarverslag met kwalitatieve data, naast de kwantitatieve data?

 

Navigeren voor waardecreatie – Are you fit for purpose?

  • Real Estate GPS geeft sturing en wendbaarheid door periodiek de specifieke huisvesting mix van Vastgoed, Facilities en ICT integraal op hoofdlijnen in kaart te brengen binnen de context van de eigen strategische keuzes. (Strategic Housing Roadmap) Het werkt als een Management System Standard (MSS) dat periodiek de maat neemt op kritieke beslispunten qua ambitieniveau, inrichting van processen en resultaten.
  • Verbetert communicatie, betrokkenheid, besluitvorming en creëert momentum door het meten van objectief toetsbare vraagspecificaties en aanbodprestaties. (IST vs. SOLL situatie).
  • Snel inspelen op wijzigingen, niet alleen de grote maar vooral ook de mid-koers correcties van alle dag.
  • Maakt pro-actieve en dynamische afstemming van huisvesting op organisatiedoelen mogelijk. (periodieke 360° evaluatie)
  • Geeft inzicht hoe voor organisatie én mens (mind, body & energy) waarde te creëren en te prioriteren, door optimalisatie van de huisvesting. (Internet of Spaces-IoS)
  • Meet snel en ter zake een relevant vraag-, aanbod- en match-profiel met een beperkt (80-20 regel) aantal tailor-made meetstandaarden. (Agile)
  • Maakt een benchmark met de eigen unieke strategie en context mogelijk i.p.v. (alleen) met een marktgemiddelde over huisvestingseffectiviteit én -efficiency
  • Toetst duurzaamheid, gezondheid en well-being aan de eigen unieke strategische uitgangspunten en normen i.p.v. (alleen) aan een markt certificaat.
  • Snel en eenvoudig inzicht hoe prestaties van de huisvesting zich verhouden tot de strategische stip(pen) op de horizon.
  • Brengt rust en overzicht in het proces om huisvesting congruent te maken/houden met de organisatiestrategie (Real Estate ‘Six-Pack’ dashboard).

Zie ook het interview artikel ‘Meerwaarde creëren met huisvesting: een holistische methode’ in F-Facts Magazine.

-The Architect as Business Optimizer-