Baten vs Kosten en Doeltreffendheid vs Doelmatigheid

Facility management gaat over strategische bedrijfsmiddelen die meer, dan alleen aan efficiëntie (doelmatigheid) kunnen bijdragen. Baten, kosten, doeltreffendheid en doelmatigheid zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ze zijn te onderscheiden maar, niet te scheiden. Bij het benchmarken van facilitaire kosten (NEN 15221) worden lagere kosten vaak op voorhand als positief beoordeeld. Facilitaire kosten staan in verhouding tot de overige lasten en maken ‘slechts’ een relatief beperkt deel (6-12%) uit van de totale kosten. Wanneer men (teveel) inzet op besparen op facilitaire kosten zonder ook te kijken naar de batenkant, kan dit leiden tot ‘penny wise pound foolish’ activiteiten. 

 

Transformatie van ‘cost center’ naar ‘enabler’ voor waarde creatie

Stel dat de facilitaire kosten per m2 bij organisatie A 20% hoger zijn dan bij organisatie B. Het lijkt dan misschien dat A slechter presteert dan B. Maar wanneer A op ‘aantal afgestudeerden of winstmarge en tevredenheid medewerkers’ 5% hoger scoort dan B, dan presteert organisatie A per saldo beter dan B.
Een hogere bezettings- en benuttingsgraag van het vloeroppervlakte heeft een directe relatie met de hoogte van de kosten per m2 maar wat zijn de mogelijke opbrengsten door een hogere doeltreffendheid in een ruimere omgeving? ‘Legbatterij werkplek’ versus ‘vrije uitloop werkplek’.
We kijken derhalve niet alleen naar kostenoptimalisatie maar vooral ook naar de bijdrage aan de baten, ambities en doelstellingen van de organisatie.  Strategische sturing op vastgoed is niet meer of minder dan sturen op de doeltreffendheid én doelmatigheid van de vastgoedportefeuille. Doeltreffend staat hierbij voor ‘Fit for purpose’. Welke organisatie doelen streeft men na en hoe levert vastgoed/huisvesting daar een bijdrage aan? Koppeling en afstemming van vastgoeddoelstelling op de organisatiestrategie kunnen eenvoudig met behulp van de Strategic Alignment Matrix in kaart worden gebracht.

 

Kwaliteitszorg

De baten zijn daarbij niet alleen incidentele verkoopkosten van huisvesting of reguliere huurinkomsten maar vooral de indirecte effecten van Facility Management (FM) op de kosten en baten van de andere posten in de jaarrekening. Hoe kan FM gewenste prestaties en toegevoegde waarde (nog) beter faciliteren? Hoe kan het bijdragen aan integraal management?

Inzicht in de eigen facilitaire kosten ten opzichte van gelijksoortige organisaties helpt als referentie om jezelf af te zetten tegen het gemiddelde in de markt. Het geeft een antwoord op de vraag doen we de dingen efficiënt, doelmatig op de juiste (financiële) wijze. Een verdere verdiepingsslag kan gemaakt worden door ook te kijken naar de bijdrage aan de eigen organisatiedoelen en de baten. Doen we niet alleen dingen op de juiste manier (efficiënt-doelmatig) maar doen we ook de juiste dingen (effectief-doeltreffend)?

Een prijs is nietszeggend zonder een adequate maatstaf voor kwaliteit (Edwards Deming – PDCA cyclus).

-The Architect as Business Optimizer-